Openbaarheidsparagraaf

In de paragraaf Openbaarheidsparagraaf wordt aandacht besteed aan de uitvoering van de Wet open overheid. De Wet open overheid (hierna: Woo) is op 1 mei 2022 in werking getreden. De Wet openbaarheid van bestuur (Wob) is daarmee ingetrokken. Het doel van de Woo is om overheden transparanter te maken. In deze paragraaf wordt ingegaan op:

• actieve openbaarmaking;
• passieve openbaarmaking;
• verbetering van de informatiehuishouding.

Voor de implementatie van de Woo zijn incidentele (2022-2026) en structurele financiële middelen ontvangen van het Rijk. Afhankelijk van de keuzes die gemaakt worden tijdens de implementatie moet blijken of deze kosten toereikend zijn. Een van de keuzes is het bepalen van het ambitieniveau van de organisatie.

• Actieve openbaarmaking

Actieve openbaarmaking betreft het openbaar maken van informatie uit eigen beweging. De Woo bevat een aantal informatiecategorieën die actief openbaar gemaakt moeten worden. Dit onderdeel is nog niet in werking getreden.

Op het moment van schrijven is de verwachting dat begin 2023 landelijk gestart wordt met een voorbereidingsfase voor vier informatiecategorieën. De gemeente kan vanaf dat moment informatie in die informatiecategorieën aanleveren via Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI), als de gemeente voldoet aan de aanlevereisen. Als het aanleveren van de informatie zich in de praktijk heeft bewezen, wordt bij koninklijk besluit vastgesteld vanaf welke datum de vier informatiecategorieën actief geopenbaard moeten worden. De voorbereidingsfase heeft betrekking op de volgende informatiecategorieën:

• bereikbaarheidsgegevens van het bestuursorgaan en wijze waarop een verzoek om informatie kan worden ingediend;
• vergaderstukken van vertegenwoordigende lichamen van decentrale overheden;
• convenanten;
• Woo-verzoeken, inclusief de schriftelijke beslissingen op die verzoeken en de daarbij verstrekte informatie.

Het beleidsvoornemen is om in 2023 ervoor te zorgen dat wij de op dat moment verplichte informatiecategorieën actief openbaren. Tot de aansluiting op PLOOI is ons voornemen om bepaalde informatie te blijven plaatsen op de gemeentelijke website en op de website van de gemeenteraad, zodat deze informatie voor eenieder te raadplegen is. Dit geldt in ieder geval voor de Woo-verzoeken en de vergaderstukken van de gemeenteraad.  

• Passieve openbaarmaking

Passieve openbaarmaking betreft het openbaar maken van informatie nadat hierom is verzocht, een zogenoemd Woo-verzoek. Er zal een aantal licenties van een anonimiseringstool worden afgenomen. Dit komt de snelheid van de afhandeling van de Woo-verzoeken ten goede.

• Verbetering van de informatiehuishouding

Veel informatie van de gemeente Den Helder komt voort uit haar werkprocessen, zoals het ontvangen van een aanvraag, het verlenen van een vergunning en het afsluiten van een overeenkomst met een leverancier. Daarbij is het de uitdaging om digitale informatie goed te ordenen en centraal en duurzaam te bewaren, te beheren en te ontsluiten. Een informatiehuishouding die op orde is, is belangrijk om ons te kunnen blijven verantwoorden tegenover onze inwoners.

Richtlijnen Informatiebeleid 2018-2022;

1. De scope van informatiebeheer is niet gelimiteerd tot het zaaksysteem, maar bestrijkt alle informatiehoudende applicaties en netwerkschijven;
2. De gemeente gebruikt primair het zaaksysteem voor het archiveren van archiefbescheiden;
3. De gemeente hanteert het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden en streeft ernaar te voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit de Archiefwet.

Informatiesystemen
Richtlijnen informatiebeleid 2018-2022

1. Er wordt gestreefd naar zo min mogelijk informatiesystemen. Bij een wens voor een nieuwe applicatie wordt eerst gekeken naar wat al beschikbaar is en wat daarmee de mogelijkheden zijn.
2. Bij de aanschaf van nieuwe applicaties wordt gekozen voor standaardfunctionaliteiten dus geen maatwerk, inclusief de vernietigingsfunctie als een eis.
3. Processen, applicaties en gegevensbronnen binnen de organisatie krijgen een eigenaar: hij/zij krijgt hiermee de verantwoordelijkheid voor o.a. de kwaliteit, betrouwbaarheid, veiligheid en compleetheid.

Volume en aard van informatie
Het is duidelijk welke informatie bewaard moet blijven en duurzaam toegankelijk moet zijn en voor hoe lang. Dit geldt zowel voor traditionele tekstdocumenten als andere vormen van digitale informatie, en de bijbehorende procesinformatie (zoals aantekeningen en handtekeningen). Er zijn instrumenten beschikbaar om onderzoek te doen naar grote hoeveelheden informatie.

De Monitor Digitale en Papieren Informatie
De gemeente heeft een paar keer de Monitor van digitale en fysieke informatie uitgevoerd onder begeleiding van het Regionaal Archief Alkmaar. Als gemeente krijgen wij met de Monitor Papieren/Digitale Informatie inzicht in de risico's, omvang en kosten van het beheer van informatie, de over te brengen of, mogelijk, uit te plaatsten archiefblokken. Deze Monitor hielp ons te onderbouwen welke informatie met welke prioriteit moet worden overgebracht.
Actie: in 2023 opnieuw de Monitor Digitale (Papieren) Informatie uitvoeren.

De groei van onbeheerde digitale informatie:
Er is geen totaaloverzicht van digitale informatie zoals e-mails, concepten op netwerkschijven en kopieën in persoonlijke mappen, of van sociale media en websites.
In 2022 is met inventarisatie gestart naar het gebruiken van diverse tekstberichten.
Actie: het onderzoek naar het gebruiken van de tekstberichten binnen de organisatie afronden.